Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzbestimmungen ist:

Thomas Alexander
Krim 1
58540 Meinerzhagen
Deutschland

E-Mail: info@aestimia.de
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE464774724

Für Anliegen zum Datenschutz nutzen Sie bitte die vorstehende E-Mail-Adresse.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keine Datenschutzbeauftragte und keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Eine Benennungspflicht besteht nicht: Es sind nicht in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 Abs. 1 BDSG), und unsere Kerntätigkeit besteht weder in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung betroffener Personen noch in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 37 Abs. 1 lit. b, c DSGVO).

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das gesamte Online-Angebot von Æstimia, namentlich für

• die Website www.aestimia.de (überwiegend informatorisches Marketing- Angebot ohne Anmeldung) und
• die Anwendung unter app.aestimia.de (passwortgeschützter SaaS-Dienst).

Die Anwendung besteht aus mehreren Modulen („Apps“), die unter einem gemeinsamen Konto genutzt werden:

• Immobilio — Wertermittlung von Immobilien nach ImmoWertV und BelWertV (Datenerfassung, Berechnung, Textentwürfe, Gutachten-Export);
• Nota — Vor-Ort-Erfassung bei Ortsterminen (Besichtigungsprotokoll, Sprachnotizen, Fotos, Aufmaß, Besichtigungsbericht);
• Oeconomia — Wirtschaftsatlas mit statistischen Daten zu allen deutschen Gemeinden (Karte, Dossiers, Vergleiche, Szenarien, Standort-Memo); einzelne Dossiers können auch ohne Konto erworben werden (Ziffer 5.10);
• Studio — Programmierschnittstelle (API) mit den Produkten Situs DE, Situs EU, Situs World, Circumiecta und der Datenschnittstelle Oeconomia, über die Lagedaten, Lagebeschreibungen, Bebauungsdaten und statistische Inhalte in eigene Systeme übernommen werden können; mit einem Sandbox-Modus, der aus festen Beispieldaten antwortet.

Soweit nachstehend von der „Anwendung“ die Rede ist, betrifft dies den gesamten SaaS-Dienst; soweit einzelne Ziffern nur bestimmte Apps betreffen, ist dies kenntlich gemacht. Hinweise zur „Website“ betreffen das Marketing-Angebot.

3.2 Umfang und Begriffe

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Online-Angebots sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage die Verarbeitung gestattet. Es gelten die Begriffsbestimmungen des Art. 4 DSGVO.

3.3 Zwei getrennte Datenbereiche in der Anwendung (bitte zuerst lesen)

Innerhalb der Anwendung sind zwei Datenbereiche zu unterscheiden, weil wir in ihnen unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen einnehmen:

• Konto- und Nutzungsdaten (Bereich A): Daten, die bei Registrierung, Profilpflege, Abonnement, Teamverwaltung, Erzeugung von API-Schlüsseln und Nutzung des Kontos anfallen. Hierfür sind wir der Verantwortliche. Diese Datenschutzerklärung gilt für Bereich A unmittelbar.

• Bewertungs-, Erfassungs- und Auftragsdaten (Bereich B): Daten, die eine Nutzerin / ein Nutzer zur Erstellung eines Gutachtens (Immobilio), bei der Erfassung eines Ortstermins (Nota) oder als Standortangabe über die Programmierschnittstelle (Studio) über ihre/seine Auftraggeber, die Eigentümer, das Bewertungsobjekt und beteiligte Dritte eingibt, aufnimmt oder hochlädt. Hinsichtlich dieser Daten ist die Nutzerin / der Nutzer der Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deren/dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Für Bereich B gelten daher vorrangig die Datenschutzhinweise der jeweiligen Nutzerin / des jeweiligen Nutzers gegenüber den betroffenen Personen (vgl. Ziffer 12 und 17) sowie unsere AVV.

Die App Oeconomia verarbeitet ausschließlich amtliche und sonstige statistische Daten auf Gemeindeebene sowie daraus abgeleitete Kennzahlen. Bei ihrer Nutzung fallen — abgesehen von den Konto- und Zugriffsdaten des Bereichs A — keine personenbezogenen Daten an; insbesondere werden keine Daten des Bereichs B verarbeitet. Die Auswahl einer Gemeinde, die gewählten Darstellungsoptionen und die Fragestellung eines Standort-Memos werden serverseitig nicht Ihrem Konto zugeordnet gespeichert. Das gilt auch für den Abruf statistischer Inhalte über die Datenschnittstelle (Ziffer 5.9): Der Verbrauchseintrag nennt Produkt und Endpunkt, nicht den abgefragten Gemeindeschlüssel. Beim Einzelkauf eines Dossiers ohne Konto verarbeiten wir Ihre Kauf- und Rechnungsdaten als Verantwortlicher (Ziffer 5.10).

Der bloße Besuch der Website führt nicht zur Verarbeitung von Daten des Bereichs B; insoweit fallen nur Zugriffsdaten nach Ziffer 4 an.

3.4 Programmierschnittstelle (Studio)

Die Anwendung stellt unter app.aestimia.de/api/v1/… eine Programmierschnittstelle mit den Produkten Situs DE, Situs EU, Situs World, Circumiecta und der Datenschnittstelle Oeconomia bereit; eine maschinenlesbare Beschreibung liegt unter /api/v1/openapi.json. Aufrufe der Schnittstelle erfolgen ohne Sitzung und ohne Cookies, ausschließlich mit einem API-Schlüssel (Ziffer 5.9). Für die Schnittstelle gelten die Datenbereiche der Ziffer 3.3 entsprechend: Schlüssel-, Verbrauchs-, Abrechnungs- und Vorlagendaten gehören zu Bereich A; die vom API-Nutzer übermittelten Standortangaben (Koordinaten, Adressen, Referenzen) und die daraus erzeugten Ergebnisse gehören zu Bereich B (Ziffer 6.3). Die Datenschnittstelle Oeconomia verarbeitet nur Gemeindeschlüssel und keine Daten des Bereichs B. Im Sandbox-Modus antwortet die Schnittstelle aus festen Beispieldaten; es werden keine externen Dienste angefragt, keine Standortangaben des Aufrufers gespeichert und keine Abrechnungseinheiten gezählt — es entsteht nur ein Verbrauchseintrag mit null Einheiten und Sandbox-Kennzeichnung (Ziffer 5.9).

4. Bereitstellung des Online-Angebots und Server-Logfiles

4.1 Beschreibung und Umfang

Bei jedem Aufruf der Website, der Anwendung oder der Programmierschnittstelle erfasst das jeweilige System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Geräts bzw. Systems:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite/Ressource und übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL, verwendeter Browsertyp und Betriebssystem.

Diese Daten werden in Logfiles des jeweiligen Hosting-Dienstleisters gespeichert. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerin / des Nutzers findet nicht statt. Bei Nutzung von Oeconomia enthält die aufgerufene Ressource den amtlichen Schlüssel der betrachteten Gemeinde; diese Angabe wird nur im Rahmen der Logfiles verarbeitet und nicht mit Ihrem Konto verknüpft ausgewertet.

4.2 Rechtsgrundlage und Zweck

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit des Online-Angebots (insbesondere Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen).

4.3 Speicherdauer

Logfiles werden für 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur bei einem sicherheitsrelevanten Vorfall und nur so lange, bis dieser aufgeklärt ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.4 Hosting

• Anwendung (app.aestimia.de): Betrieb bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Serverstandort Deutschland). Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher werden über Supabase in der EU-Region (Frankfurt am Main) betrieben (siehe Ziffern 8 und 9).
• Datendienst „Æstimia Fundus“: Die statistischen Daten des Wirtschaftsatlas werden auf einem gesonderten, von uns selbst betriebenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland) vorgehalten. Dieser Datendienst ist aus dem Internet nicht erreichbar; die Anwendung ruft ihn über ein privates Netz ab. Derselbe Server hält einen eigenen Spiegel der OpenStreetMap-Daten für Deutschland und — soweit in Betrieb — einen eigenen Routingdienst vor, über die Umfeldabfragen und Fahr-/Gehzeiten für Standorte in Deutschland beantwortet werden, ohne dass Objektkoordinaten an externe Dienste gehen. Der Datendienst speichert keine Konto- oder Nutzungsdaten und erhält bei Abrufen weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Nutzerkennung; übermittelt werden nur der amtliche Gemeindeschlüssel und die angeforderte Kennzahl bzw. Datei sowie bei Umfeld- und Routingabfragen die Objektkoordinaten. Abfragen werden dort nicht gespeichert; technische Zugriffsprotokolle des Datendienstes enthalten keine Angaben zu Ihrer Person.
• Website (www.aestimia.de): Die Marketing-Website wird derzeit über einen externen Website-Anbieter bereitgestellt (siehe Ziffer 8); eine Migration auf das eigene Hosting bei Hetzner (Deutschland) ist vorgesehen. Auf der Website findet keine Erhebung über die in Ziffer 4.1 genannten Zugriffsdaten hinaus statt; es werden insbesondere keine Eingaben in Formulare erhoben (siehe Ziffer 5.6).

Mit den eingesetzten Hosting-Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

5. Konto, Anmeldung, Profil, Abonnement und Team (Bereich A)

5.1 Registrierung und Anmeldung (passwortlos)

Für die Nutzung der Anwendung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Die Anmeldung erfolgt passwortlos: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse an und erhalten einen Anmeldelink („Magic-Link“) und/oder einen einmaligen Anmeldecode per E-Mail. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse sowie technische Anmeldeinformationen (Zeitpunkt der Anmeldung, Sitzungs-Token).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses).

5.2 Personen- und Organisationsprofil

Im Profil können Sie freiwillig weitere Angaben hinterlegen, die in Ihre Gutachten, Besichtigungsberichte und Exporte übernommen werden, u. a.: Name, Berufsbezeichnung bzw. Bestellung, Bild Ihrer Unterschrift, Organisations-/ Kanzleiname, Kontaktdaten, Anschrift, Rechtsform, Register-, Umsatzsteuer- und Steuernummer, Website und Logo. Bei Teams (Ziffer 5.8) pflegt die Inhaberin / der Inhaber die Organisationsangaben für das gesamte Team; sie erscheinen in den Dokumenten aller Mitglieder.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Eigener KI-Schlüssel (optional, „Bring Your Own Key“)

Sie können optional einen eigenen Zugangsschlüssel (API-Key) für den KI-Dienst hinterlegen. Dieser Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und ausschließlich serverseitig verwendet, um in Ihrem Auftrag KI-Funktionen auszuführen. Der Schlüssel wird nicht an Ihren Browser und nicht an Dritte außerhalb des beauftragten KI-Anbieters übermittelt. Der eigene Schlüssel wird für die Textfunktionen von Immobilio und für Texte der Programmierschnittstelle (Studio) verwendet; die Funktionen von Nota (Transkription, Vorschläge, Bildanalyse, Zusammenfassung) laufen stets über unseren eigenen Zugang zum KI-Anbieter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.4 Abonnement, Rechnungsprofil und Zahlung (Mollie)

Abonnement. Zur Verwaltung kostenpflichtiger Leistungen verarbeiten wir abonnementbezogene Daten: gewählter Tarif, Anzahl der Sitze, Status, Abrechnungszeitraum, Beginn und Ende des bezahlten Zeitraums, Kündigungszeitpunkt sowie die Kennungen der Zahlungsvorgänge beim Zahlungsdienstleister.

Rechnungsprofil. Vor der ersten Zahlung erheben wir ein Rechnungsprofil: Name des Rechnungsempfängers, gegebenenfalls Firma, Rechnungsanschrift (Deutschland), gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Ihre Bestätigung, dass Sie als Unternehmer (§ 14 BGB) handeln. Diese Angaben sind Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG); das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer.

Zahlungsabwicklung. Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Beim Abschluss eines Abonnements legen wir bei Mollie einen Kundendatensatz mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse an und leiten Sie zur Zahlungsseite von Mollie weiter. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten (z. B. IBAN für ein SEPA-Lastschriftmandat oder Kartendaten) unmittelbar bei Mollie ein; wir erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur die Kennung des Kunden, des Mandats, des Abonnements und der einzelnen Zahlungen, die Zahlungsart, den Betrag und den Status. Wiederkehrende Beträge zieht Mollie auf Grundlage des erteilten Mandats ein. Mollie ist ein beaufsichtigtes Zahlungsinstitut und verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach den für Zahlungsdienste geltenden Vorschriften (u. a. Geldwäsche- und Zahlungsdiensterecht); die Datenschutzhinweise von Mollie sind unter https://www.mollie.com/de/privacy abrufbar. Die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt; eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt durch uns nicht.

Belege. Zu jeder Zahlung erzeugen wir einen unveränderlichen Beleg (Rechnung) mit fortlaufender Nummer, Rechnungsprofil, Leistungszeitraum, Netto-Betrag, Umsatzsteuer und Brutto-Betrag. Belege können Sie im Konto abrufen.

Nachberechnung und Kostendeckel (Studio-Tarif). Im Studio-Tarif werden Abrechnungseinheiten (Units) über dem Monatskontingent zum Monatsende nachberechnet (Nutzungsbedingungen § 12 Abs. 10). Hierzu speichern wir je Konto und Monat eine Nachberechnungszeile (verbrauchte, inkludierte und überschreitende Units, Preis je Unit, Netto-, Umsatzsteuer- und Brutto-Betrag, Status, Kennung der Zahlung) und lösen eine Folgezahlung auf Grundlage Ihres bestehenden Mandats bei Mollie aus; zur Zahlung wird ein Beleg erzeugt. Den von Ihnen im Konto gesetzten Kostendeckel (zulässige Units über dem Kontingent) speichern wir als Kontoeinstellung. Betrag und Zeitpunkt der Nachberechnung ergeben sich aus der Verbrauchsanzeige im Konto und dem Beleg .

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des kostenpflichtigen Vertrags); für die Erstellung und die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 14, 14b UStG, § 147 AO, § 257 HGB.

Speicherdauer: Abonnementdaten bis zur Kontolöschung; Belege und die zugehörigen Buchungsdaten nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre). Belege bleiben daher auch nach einer Kontolöschung erhalten; sie werden dabei von Ihrer Nutzerkennung getrennt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

5.5 Versand von System- und Anmelde-E-Mails

Anmelde- und systembezogene E-Mails (z. B. Magic-Link, Anmeldecode, Vertrags- und Kontomitteilungen) versenden wir über den Dienst Scaleway Transactional Email (Scaleway S.A.S., 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich). Hierbei wird Ihre E-Mail-Adresse an den Dienstleister übermittelt. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (anmelde- und vertragsbezogene Kommunikation).

5.6 Kontaktaufnahme; kein Kontaktformular, kein Newsletter

Ein Kontaktformular und ein Newsletter werden nicht angeboten. Die Kontaktaufnahme erfolgt per E-Mail an info@aestimia.de. Verarbeitet werden die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Für das Korrespondenz-Postfach setzen wir einen EU-Geschäfts-E-Mail-Dienst ein (siehe Ziffer 8). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (bei allgemeinen Anfragen).

5.7 Audit-Protokoll

Zur Erfüllung von Nachweis-, Sicherheits- und Transparenzpflichten protokollieren wir bestimmte sicherheitsrelevante Aktionen in der Anwendung mit Nutzer-Kennung, Aktion, Zeitpunkt und technischen Angaben zum Vorgang, z. B.: Gutachten- und Berichtsexport (mit Dokumentkennung), KI-Aufruf (mit Angabe von Funktion, Anbieter und Modell), Übernahme einer Nota-Aufnahme in Immobilio, Löschung einer Bewertung oder Aufnahme, Datenexport und Löschantrag, Team-Ereignisse (Einladung, Beitritt, Rollenwechsel, Austritt) sowie Anlage und Widerruf von API-Schlüsseln. Inhalte von Notizen, Transkripten, Dokumenten oder Gutachten werden nicht protokolliert. KI-Aufrufe über die Programmierschnittstelle werden nicht im Audit-Protokoll, sondern im Verbrauchseintrag nach Ziffer 5.9 erfasst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Nachweisführung, auch im Hinblick auf Transparenzanforderungen beim KI-Einsatz).

5.8 Teams (Mehrbenutzer)

Eine Kontoinhaberin / ein Kontoinhaber kann ein Team anlegen und weitere Personen einladen, die unter dem Abonnement des Inhabers (Sitze) arbeiten und die Projekte des Teams gemeinsam sehen und bearbeiten. Es gibt die Rollen Inhaber, Sachverständiger und Mitarbeiter. Verarbeitet werden:

• bei der Einladung die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, die vorgesehene Rolle, der Einladungszeitpunkt und ein Einladungslink; nicht angenommene Einladungen verfallen nach 14 Tagen;
• in der Mitgliederliste Nutzerkennung, Anzeigename und E-Mail-Adresse (als Momentaufnahme zum Beitrittszeitpunkt), Rolle sowie Beitritts- und Austrittszeitpunkt;
• die Zuordnung von Projekten und Aufnahmen zum Team.

Die Inhaberin / der Inhaber sieht, welche Mitglieder dem Team angehören und welche Projekte sie angelegt oder bearbeitet haben; Mitglieder sehen die Mitgliederliste ihres Teams. Team-Ereignisse werden nach Ziffer 5.7 protokolliert.

Rechtsgrundlage: für Inhaber und Mitglieder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses); für eingeladene Personen bis zur Annahme Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des einladenden Inhabers an der Zusammenarbeit im Büro; die eingeladene Person kann die Einladung ignorieren oder ablehnen).

Speicherdauer: Einladungen bis zur Annahme, längstens 14 Tage, danach Löschung beim nächsten Aufräumlauf; Mitgliedschaftsdaten bis zum Austritt aus dem Team bzw. bis zur Auflösung des Teams oder Löschung des Kontos.

5.9 API-Schlüssel, Verbrauchsdaten, Abrechnung und Vorlagen (Studio)

Legen Sie in Studio einen API-Schlüssel an, speichern wir ausschließlich einen kryptographischen Hashwert (SHA-256) des Schlüssels, seine ersten zwölf Zeichen zur Anzeige, die von Ihnen vergebene Bezeichnung, das Produkt, für das der Schlüssel gilt (Situs DE, Situs EU, Situs World, Circumiecta oder Oeconomia), die Auslese-Konfiguration, das Ratenlimit, die Kennzeichnung als Sandbox-Schlüssel sowie Anlage-, Nutzungs- und Widerrufszeitpunkt. Der Schlüssel im Klartext wird Ihnen einmalig angezeigt und von uns nicht gespeichert.

Zu jedem Aufruf der Schnittstelle speichern wir einen Verbrauchseintrag: Schlüssel-Kennung, Produkt, Endpunkt, HTTP-Status, Dauer, Abrechnungseinheiten (Units), ob ein Sprachmodell eingesetzt wurde, eine Anfrage-Kennung und den Zeitpunkt. Die übermittelten Standortangaben, Anfrage- und Antwortinhalte, der bei der Datenschnittstelle Oeconomia abgefragte Gemeindeschlüssel sowie die IP-Adresse des aufrufenden Systems werden nicht im Verbrauchseintrag gespeichert; IP-Adressen fallen nur in den Server-Logfiles nach Ziffer 4 an. Sandbox-Aufrufe werden mit null Einheiten und Sandbox-Kennzeichnung erfasst. Verbrauchseinträge dienen der Durchsetzung des Ratenlimits, Ihrer Verbrauchsanzeige, der Missbrauchsabwehr und der Abrechnung: Units werden je Kalendermonat und je Kontoinhaber über alle Schlüssel (einschließlich der Schlüssel von Team-Mitgliedern) zusammengezählt, gegen das Kontingent des Tarifs geprüft und im Studio-Tarif über dem Kontingent nachberechnet (Ziffer 5.4). Verbrauch, Kontingent und Kostendeckel werden im Konto angezeigt und in den Antwort-Kopfzeilen der Schnittstelle ausgewiesen.

Ausgabevorlagen (Sprachen, Inhaltselemente, Schreibeinstellungen, ein freier Stil-Leitfaden und bis zu drei Beispieltexte) speichern wir als Ihre Kontodaten. Bitte hinterlegen Sie in Stil-Leitfaden und Beispieltexten keine personenbezogenen Daten Dritter; Beispieltexte werden zur Nachbildung von Struktur und Tonfall an den KI-Anbieter (Ziffer 7) übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Schnittstelle und Abrechnung); für Ratenlimit und Missbrauchsabwehr zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Schlüssel bis zur Löschung durch Sie (nur widerrufene Schlüssel sind löschbar) bzw. bis zur Kontolöschung; Verbrauchseinträge bis zur Löschung des zugehörigen Schlüssels oder des Kontos; Nachberechnungszeilen bis zur Kontolöschung, die zugehörigen Belege nach Ziffer 5.4; Vorlagen bis zur Löschung durch Sie oder mit dem Konto.

5.10 Einzelkauf von Dossiers ohne Konto (Oeconomia)

Standort-Dossiers von Oeconomia können auch ohne Nutzerkonto erworben werden. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB). Auf der Kaufseite erheben wir: die gewählte Gemeinde und den Datenstand, Ihre E-Mail-Adresse, Name, gegebenenfalls Firma, Rechnungsanschrift (Deutschland), gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Ihre Bestätigung, als Unternehmer zu handeln. Wir speichern diese Angaben zusammen mit Produkt, Preis (netto, Umsatzsteuer, brutto), Steuermodus, Kaufstatus, Zeitpunkten und der Zahl der Abrufe in einer Kaufzeile, die über ein zufälliges, nicht erratbares Abruf-Token adressiert wird.

Zahlung. Die Zahlung erfolgt als Einmalzahlung über Mollie B.V. (Ziffer 5.4) mit den auf der Kaufseite angebotenen Zahlungsarten (Kreditkarte; PayPal nach Freischaltung). Ein Kundendatensatz bei Mollie wird hierfür nicht angelegt; wir erhalten von Mollie die Kennung und den Status der Zahlung sowie die Zahlungsart. Zu jedem bezahlten Kauf erzeugen wir einen unveränderlichen Beleg (Rechnung) wie in Ziffer 5.4 beschrieben.

Lieferung. Nach Zahlungseingang stehen das Standort-Dossier, die Beilage (KI-Festigkeits-Dossier, Vorstudie) und — nach Wahl der Fragestellung (Nutzungsart, Strategie, Horizont) — das Standort-Memo als PDF über eine persönliche Abrufseite mit dem Token zur Verfügung; der Beleg ist dort abrufbar. Die gewählte Fragestellung des Memos wird nicht gespeichert. Jeder, der das Token kennt, kann die Abrufseite öffnen; bitte behandeln Sie den Link vertraulich. Die Kaufseite und die Abrufseite setzen keine Cookies.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Kaufvertrags); für Beleg und steuerliche Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 14, 14b UStG, § 147 AO, § 257 HGB.

Speicherdauer: Belege und Buchungsdaten nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre). Kaufzeilen bezahlter Käufe bewahren wir für die Dauer des Abrufrechts und die Nachweisführung auf; nicht abgeschlossene oder abgebrochene Kaufvorgänge werden derzeit nicht automatisch, sondern auf Anfrage gelöscht (Ziffer 12). Käuferinnen und Käufer ohne Konto üben ihre Rechte nach Ziffer 12 per E-Mail aus; eine Selbstbedienung im Konto steht ihnen nicht zur Verfügung.

6. Verarbeitung im Auftrag der Nutzerin / des Nutzers (Bereich B)

Für alle in dieser Ziffer genannten Daten ist die jeweilige Nutzerin / der jeweilige Nutzer selbst Verantwortliche(r). Wir verarbeiten sie ausschließlich nach deren/dessen Weisung als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage einer gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung und nicht für eigene Zwecke. Betroffene Personen (z. B. Auftraggeber, Eigentümer, Mieter, Anwesende) wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte vorrangig an die jeweilige Nutzerin / den jeweiligen Nutzer als Verantwortliche(n) (siehe Ziffern 12 und 17).

6.1 Wertermittlung (Immobilio)

Bei der Erstellung von Gutachten geben Nutzerinnen und Nutzer Daten über ihre Auftraggeber, Eigentümer, das Bewertungsobjekt und weitere Beteiligte ein bzw. laden Dokumente hoch. Hierzu zählen insbesondere:

• Auftraggeberdaten und Aktenzeichen, Eigentümerangaben,
• Angaben zu Verwaltung (WEG-, Objekt-, Zwangsverwaltung) und Mietsituation,
• Teilnehmende des Ortstermins,
• Objektadressen, Flurstücks- und Gebäudedaten,
• Grundbuchauszüge (einschließlich Eigentümer- und Belastungsangaben),
• Pläne, Fotos und sonstige Dokumente,
• Vergleichsobjekte und Marktdaten, die die Nutzerin / der Nutzer einbringt.

6.2 Vor-Ort-Erfassung (Nota)

Nota ist ein Erfassungswerkzeug für Ortstermine. Die Rechtsgrundlage für die Erhebung gegenüber betroffenen Dritten (Eigentümer, Mieter, Anwesende, abgebildete Personen) liegt bei der Nutzerin / dem Nutzer als Verantwortlichem. Für die Daten des Nutzerkontos, die in den Besichtigungsbericht übernommen werden (Ziffer 6.2.6), sind wir Verantwortlicher (Bereich A).

6.2.1 Sprachnotizen und Transkription. Nota nimmt auf ausdrückliche Betätigung Sprachnotizen über das Mikrofon des Geräts auf. Die Aufnahme wird während des Diktats in kurzen Abschnitten im lokalen Speicher des Browsers (IndexedDB) gesichert, nach dem Abschluss in eine lokale Sende-Warteschlange gestellt und — sobald eine Verbindung besteht — in unseren Datei-Speicher (Supabase, EU-Frankfurt) übertragen. Unmittelbar nach der Übertragung wird die Aufnahme automatisch an unseren KI-Anbieter (Ziffer 7) übermittelt und in Text umgewandelt (Transkription); der Text wird anschließend maschinell in strukturierte, von der Nutzerin / dem Nutzer zu prüfende Vorschläge überführt. Die Aufnahme kann die Stimme anwesender Dritter enthalten, wenn diese während des Diktats sprechen; die Nutzerin / der Nutzer ist verpflichtet, Dritte vor einer Aufnahme hierauf hinzuweisen (siehe Nutzungsbedingungen). Verarbeitet werden: die Audiodatei, Dauer, Zeitpunkt, der zugeordnete Raum, die gewählte Erkenntnisquelle („Gesehen“, „Gesagt · Rolle“, „Unterlage“), das Transkript sowie die daraus erzeugten Vorschläge mit Angabe des eingesetzten Modells. Eine Sprecheridentifizierung oder eine Verarbeitung biometrischer Merkmale zur eindeutigen Identifizierung findet nicht statt; die Transkription wertet ausschließlich den gesprochenen Inhalt aus. Lokale Zwischenstände auf dem Gerät werden nach erfolgreicher Übertragung entfernt; nicht abgeschlossene Aufnahmereste werden spätestens nach sieben Tagen beim nächsten Öffnen der App verworfen.

6.2.2 Fotos, Aufnahmeort und Herkunftsnachweis. Fotos werden vor der Übertragung auf dem Gerät verkleinert (bis 2560 px) und mit einer Vorschau versehen. Zum Herkunftsnachweis liest Nota aus der Originaldatei die in den Bilddaten hinterlegten Standortangaben (EXIF-GPS) aus; fehlen diese, fragt Nota die aktuelle Geräteposition ab (Ziffer 6.2.3). Gespeichert werden Aufnahmezeitpunkt, Koordinaten, deren Herkunft („aus der Bilddatei“ oder „Geräteposition“ mit Genauigkeit in Metern) und eine Prüfsumme (SHA-256) der abgelegten Datei. Diese Angaben erscheinen als Bildunterschrift im Besichtigungsbericht. Bei der Verkleinerung werden die übrigen Metadaten der Bilddatei entfernt; kleine JPEG-Dateien, die nicht verkleinert werden müssen, bleiben mit ihren Metadaten erhalten. Fotos können Personen, Kfz-Kennzeichen oder fremde Unterlagen zeigen. Nota stellt eine Funktion bereit, mit der die Nutzerin / der Nutzer solche Bereiche unkenntlich macht (Verpixeln); dabei wird die gespeicherte Datei einschließlich Vorschau ersetzt, das unverpixelte Original bleibt nicht erhalten. Auf ausdrückliche Betätigung kann ein Foto zur Klassifikation (Kategorie, Raum, Auffälligkeiten) oder ein fotografierter Energieausweis zum Ablesen der Kennwerte an unseren KI-Anbieter übermittelt werden (Ziffer 7); hierfür wird das Bild serverseitig verkleinert und ohne Metadaten übertragen.

6.2.3 Standortdaten des Geräts. Nota fragt die Geräteposition (Browser-Standortfreigabe) nur in folgenden Fällen ab: als Rückfall für den Aufnahmeort eines Fotos; wenn die Nutzerin / der Nutzer „Standort ermitteln“ wählt, um Flurstück oder Anschrift des Objekts zu bestimmen; zur Anzeige der eigenen Position auf der Karte. Zur Bestimmung von Flurstück und Anschrift werden die Koordinaten an die in Ziffer 8 genannten Kataster- und Adressdienste übermittelt. Die Standortfreigabe kann in den Geräteeinstellungen jederzeit verweigert werden; Nota bleibt dann ohne Ortsangaben nutzbar. Soweit die Position als Objektdatum gespeichert wird, erfolgt dies als Auftragsverarbeitung; soweit sie nur zur Anzeige der eigenen Position dient, verlässt sie das Gerät nicht (mit Ausnahme der Kartenkachel-Abrufe nach Ziffer 8).

6.2.4 Anwesende, Unterschriften und Übergabedaten. Im Besichtigungsprotokoll können Anwesende (Name, Rolle), Zählernummern und -stände, Schlüsselübergaben und vorgelegte Unterlagen erfasst werden. Nota erlaubt zudem, dass anwesende Personen auf dem Gerät unterschreiben; das Unterschriftsbild wird zusammen mit Rolle, Name und Zeitpunkt gespeichert. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur ohne qualifiziertes Zertifikat; sie dokumentiert Anwesenheit und Kenntnisnahme.

6.2.5 Witterung. Auf ausdrückliche Betätigung („Witterung vorschlagen“) werden die auf zwei Nachkommastellen (etwa 1 km) gerundeten Objektkoordinaten und das Besichtigungsdatum an den Wetterdienst Open-Meteo übermittelt (Ziffer 8); zurück kommt der stündliche Wettercode. Es erfolgt kein automatischer Abruf und keine Übermittlung personenbezogener Daten.

6.2.6 Besichtigungsbericht. Auf Anforderung erzeugt Nota einen Besichtigungsbericht (PDF oder Word). Er enthält die Protokoll-, Foto- und Notizdaten der Aufnahme einschließlich Transkripten, Anwesenden, Unterschriften und Bildunterschriften sowie — falls von der Nutzerin / dem Nutzer bestätigt — eine KI-gestützte Zusammenfassung mit Angabe des Modells. Aus dem Nutzerkonto (Bereich A) werden übernommen: Name, Berufsbezeichnung und Bestellung der erstellenden Person, deren Unterschriftsbild (sofern hinterlegt), die Angaben der Organisation (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Rechtsform, Register-, Umsatzsteuer- und Steuernummer, Logo) sowie bei Teams der Name der Person, die die Aufnahme vor Ort durchgeführt hat. Der Bericht wird nicht bei uns gespeichert, sondern unmittelbar an den Browser übergeben. Wir speichern lediglich eine Prüfsumme (SHA-256) der erzeugten Datei, den Dateinamen, die Dokumentkennung und den Zeitpunkt in einem nicht veränderbaren Prüfregister, damit die Unversehrtheit einer Datei später geprüft werden kann (Rechtsgrundlage für das Prüfregister: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit ausgelieferter Dokumente). Dasselbe Prüfregister führt die Prüfsummen exportierter Gutachten aus Immobilio.

6.2.7 Zusammenarbeit im Team. Ist die Nutzerin / der Nutzer Mitglied eines Teams (Ziffer 5.8), sind Aufnahmen des Teams für alle Mitglieder sichtbar und bearbeitbar; neue Aufnahmen werden dem Team automatisch zugeordnet. Der Export des Besichtigungsberichts, die Übernahme in Immobilio und das Löschen ganzer Aufnahmen sind den Rollen Inhaber und Sachverständiger vorbehalten; die Rolle Mitarbeiter kann vor Ort erfassen.

6.3 Standortangaben über die Programmierschnittstelle (Studio)

Über die Produkte Situs DE, Situs EU, Situs World und Circumiecta übermittelte Standortangaben — Koordinaten (in Deutschland, Europa oder weltweit), Adressen, freie Referenzen (z. B. Objekt- oder Aktenkennungen) — sowie die daraus erzeugten Lagedaten, Bebauungsdaten, Texte und Kartenebenen können sich auf bestimmbare Personen beziehen (etwa die Anschrift eines Eigentümers oder Verkäufers). Für diese Daten ist der API-Nutzer Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in dessen Auftrag. Einzelaufrufe werden nicht inhaltlich gespeichert. Bei Sammelaufträgen (Bulk-Jobs) speichern wir Referenzen, Koordinaten oder Adressen, den aufgelösten Ortsnamen und die vollständigen Ergebnisse je Standort, bis der Nutzer den Auftrag in Studio löscht oder sein Konto löscht. Im Werkzeug „Listing Agent“ speichern wir die Recherche eines Standorts als Arbeitsstand; Recherchen werden nach 24 Stunden bei der nächsten Nutzung des Werkzeugs gelöscht. Die Datenschnittstelle Oeconomia erhält ausschließlich amtliche Gemeindeschlüssel und verarbeitet keine Daten des Bereichs B. Im Sandbox-Modus werden die vom Aufrufer genannten Standortangaben nur in der Antwort gespiegelt und nicht gespeichert; die Antwort stammt aus festen Beispieldaten, die keine personenbezogenen Daten enthalten. Auftraggeber- oder Eigentümerdaten dürfen der Schnittstelle nicht übergeben werden, soweit sie für den Standortbezug nicht erforderlich sind (Nutzungsbedingungen § 12).

7. Einsatz künstlicher Intelligenz (KI)

7.1 Funktionen

Die Anwendung setzt KI ein für:

• Immobilio: Entwürfe beschreibender Texte (z. B. Lage- und Baubeschreibung), Extraktion von Inhalten aus hochgeladenen Dokumenten (z. B. Grundbuch per Texterkennung), Strukturierung importierter Tabellen;
• Nota: Transkription von Sprachnotizen, Überführung von Notizen in strukturierte Vorschläge, Bildanalyse von Fotos und Energieausweisen sowie — auf Anforderung — eine Zusammenfassung der Feststellungen eines Ortstermins mit maschineller Gegenprüfung;
• Studio: Lagebeschreibungen (Situs DE, deutsch) sowie Umgebungsbeschreibungen und Vermarktungstexte (Situs EU und Situs World; Beschreibung, Teaser, Stichpunkte) in bis zu 16 Sprachen, die aus einer festen Faktenliste erzeugt und automatisiert gegen diese Fakten geprüft werden. Circumiecta und die Datenschnittstelle Oeconomia setzen kein Sprachmodell ein.

Sprachnotizen werden nach der Übertragung automatisch transkribiert; alle übrigen KI-Funktionen werden nur auf ausdrückliche Anforderung ausgeführt.

Abgrenzung: Die App Oeconomia setzt keine KI-Systeme im Sinne dieser Ziffer ein. Die dort verwendeten Bezeichnungen „Futura“, „KI-Welten“ und „KI-Dossier“ beziehen sich auf den Gegenstand der dargestellten Szenarien (mögliche wirtschaftliche Wirkungen künstlicher Intelligenz auf Gemeinden), nicht auf ein eingesetztes KI-Verfahren. Die Berechnungen erfolgen mit einem deterministischen statistischen Modell; es werden keine Inhalte an den KI-Anbieter übermittelt. Das gilt auch für das Standort-Memo und die Datenschnittstelle Oeconomia.

7.2 Eingesetzter Anbieter, Modelle und übermittelte Daten

Als einziger KI-Anbieter wird Mistral AI (Mistral AI S.A.S., Paris, Frankreich) eingesetzt; die Übermittlung erfolgt über die Schnittstelle des Anbieters. Eingesetzt werden derzeit die Modellfamilien Voxtral (Transkription), Mistral Medium und Mistral Large (Text, Vorschläge, Zusammenfassung, Beschreibungen), Pixtral (Bildanalyse) und Mistral OCR (Dokument-Extraktion); die jeweils genutzte Modellkennung wird zu jedem Vorschlag, jeder Zusammenfassung und jedem über die Schnittstelle erzeugten Text gespeichert bzw. ausgegeben.

Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte: bei der Transkription die Audiodatei; bei der Vorschlagserzeugung der Notiztext und wenige Objektkennwerte (Gebäudeart, Baujahr, Flächen, Einheiten, Ausstattungsstufe, Ertragskennwerte), nicht jedoch Anschrift, Flurstück oder Namen der Beteiligten; bei der Bildanalyse das verkleinerte Bild ohne Metadaten; bei der Zusammenfassung die Notiztexte, Fotobeschriftungen und der Protokollsatz einschließlich der im Protokoll erfassten Anwesenden; bei der Dokument-Extraktion der Dokumentinhalt; bei Immobilio-Textentwürfen die Lage- und Bewertungsdaten des Objekts; bei der Schnittstelle die Faktenliste (Ortsbezeichnung, Koordinaten, Namen und Entfernungen von Einrichtungen, Statistik, enzyklopädische Kurznotizen) sowie die vom Nutzer hinterlegten Schreibeinstellungen, Stil-Leitfäden und Beispieltexte.

Eine Verwendung der übermittelten Inhalte zum Training der Modelle des Anbieters ist vertraglich nicht beauftragt; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Verarbeitung findet in der EU statt .

7.3 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall; Kennzeichnung

Die KI erzeugt ausschließlich Vorschläge und Entwürfe. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Jeder KI-generierte Inhalt ist als solcher gekennzeichnet (in der Anwendung durch Herkunftsangabe mit Anbieter und Modell, in der Schnittstelle durch die Felder mode und model) und wird vor einer Verwendung von der Nutzerin / dem Nutzer geprüft, bearbeitet und verantwortet. Die Prüfung und Kennzeichnung vor einer Veröffentlichung obliegt dem API-Nutzer (Nutzungsbedingungen § 12).

Rechtsgrundlage: im Bereich A Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im Bereich B erfolgt der KI-Einsatz als Auftragsverarbeitung im Auftrag der Nutzerin / des Nutzers.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Subprozessoren)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen — soweit erforderlich — ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht:

Geodatendienste, Adress-, Umfeld- und Wetterdienste erhalten zur Erbringung der jeweiligen Funktion die Adress- bzw. Koordinatenangabe des Bewertungsobjekts; eine dauerhafte Speicherung der Anfragedaten bei diesen Diensten ist nicht beauftragt. Das Statistische Bundesamt und Eurostat erhalten keine personenbezogenen Daten.

Die im Wirtschaftsatlas Oeconomia verwendeten Daten werden von uns turnusmäßig von den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder, der Bundesagentur für Arbeit, der Bundesnetzagentur, dem Bundesamt für Kartographie und Geodäsie sowie weiteren in der App genannten Stellen bezogen und im eigenen Datendienst aufbereitet. Diese Stellen erhalten dabei keine Daten von Nutzerinnen und Nutzern; sie sind keine Empfänger im Sinne dieser Ziffer.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Unsere Verarbeitung findet vorrangig innerhalb der EU/des EWR statt.

Der Dienstleister Supabase Inc. ist ein US-Unternehmen; die Daten werden in der EU-Region (Frankfurt) gespeichert, ein Zugriff aus einem Drittland (USA) lässt sich jedoch nicht in jedem Fall ausschließen. Eine etwaige Übermittlung in ein Drittland bzw. ein Zugriff aus einem Drittland ist auf geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO gestützt, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen; soweit der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, dient auch ein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) als Grundlage.

Beim Abruf von Satellitenbild-Kacheln in Karten der Anwendung werden Ihre IP-Adresse und die Koordinaten des angezeigten Kartenausschnitts an Esri Inc. (USA) übermittelt. Ein Vertragsverhältnis mit Esri besteht nicht; der Abruf erfolgt über einen öffentlich bereitgestellten Kartendienst.

An die Wikimedia Foundation (USA) werden über die Programmierschnittstelle ausschließlich Seitentitel bzw. Objektkennungen öffentlicher Orte übermittelt, die aus OpenStreetMap stammen; personenbezogene Daten sind hiervon nach unserer Einschätzung nicht betroffen.

Soweit der derzeitige Anbieter der Marketing-Website Infrastruktur (z. B. ein Content-Delivery-Netz) außerhalb der EU einsetzt, gilt dies entsprechend; mit der geplanten Migration auf das eigene Hosting bei Hetzner (Deutschland) entfällt dieser Übermittlungsweg. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung bei den in Ziffer 8 genannten Dienstleistern innerhalb der EU.

10. Cookies und Speicher auf dem Gerät

10.1 Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Eingesetzt werden:

• ein Authentifizierungs-/Sitzungs-Cookie zur Anmeldung an der Anwendung,
• ein Cookie zur Speicherung Ihrer Arbeitsregion (Bundesland), sofern Sie diese als Arbeitsvorgabe wählen,
• ein Cookie zur Absicherung des Vor-Ort-Modus (Nota), sobald Sie diesen aktivieren.

Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil sie unbedingt erforderlich ist, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung stellen können. Ein Einwilligungs-Banner ist daher nicht erforderlich. Die Programmierschnittstelle sowie die Kauf- und Abrufseite des Einzelkaufs (Ziffer 5.10) setzen keine Cookies.

10.2 Speicher auf dem Gerät

Nota (Offline-Erfassung). Damit Ortstermine auch ohne Netzverbindung durchgeführt werden können, legt Nota Daten im Speicher Ihres Browsers ab:

• IndexedDB: laufende und noch nicht übertragene Sprachaufnahmen, Fotos, Notizen und Protokolländerungen, bis die Übertragung gelungen ist oder Sie den Eintrag verwerfen;
• Cache-Speicher eines Service Workers: zuletzt geladene Nota-Seiten, Programmdateien, Vorschaubilder, Dokumente und Kartenkacheln einer Aufnahme (auf Anforderung als „Offline-Paket“);
• localStorage: Stand des Offline-Pakets und zuletzt bekannte Dateiadressen je Aufnahme.

Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil sie unbedingt erforderlich ist, um den ausdrücklich gewünschten Dienst (Offline-Erfassung) bereitzustellen. Seiten- und Dokumenten-Cache werden beim Aufruf der Anmeldeseite (Abmeldung) gelöscht. Nicht übertragene Einträge in IndexedDB und Angaben im localStorage verbleiben auf dem Gerät, bis sie übertragen, verworfen oder über die Browser-Einstellungen („Website-Daten löschen“) entfernt werden. Bitte beachten Sie dies insbesondere bei gemeinsam genutzten oder privaten Geräten.

Oeconomia. Im lokalen Speicher Ihres Browsers werden ausschließlich Bedienkomfortwerte abgelegt (zuletzt gewählte Kennzahl, zuletzt aufgerufene Gemeinden, Anzeige des Einstiegshinweises). Diese Werte verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht an uns übertragen; Sie können sie jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen.

10.3 Keine Analyse- und Werbetechniken

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Web-Analysedienste (z. B. Google Analytics) ein. Auf den ohne Anmeldung zugänglichen Seiten werden keine externen Ressourcen Dritter nachgeladen; Schriftarten werden lokal ausgeliefert. Kartenkacheln werden nur in den Kartenansichten der angemeldeten Anwendung geladen (Ziffer 8).

11. Speicherdauer und Löschung

• Konto- und Profildaten: bis zur Löschung des Kontos durch Sie; danach unverzügliche Löschung.
• Bewertungs- und Erfassungsdaten (Bereich B): bis zur Löschung der jeweiligen Bewertung bzw. Aufnahme oder des Kontos durch Sie (vgl. AVV). Mit einer Aufnahme werden auch Fotos, Vorschaubilder, Unterschriftsbilder und Audiodateien aus dem Datei-Speicher entfernt; Transkripte, Vorschläge und KI-Zusammenfassungen werden mit der Notiz bzw. Aufnahme gelöscht.
• Sammelaufträge und Vorlagen (Studio): bis zur Löschung durch Sie oder mit dem Konto; Listing-Recherchen 24 Stunden (Löschung bei der nächsten Nutzung).
• API-Schlüssel und Verbrauchseinträge: siehe Ziffer 5.9.
• Nachberechnungen und Kostendeckel (Studio-Tarif): Nachberechnungszeilen und Kostendeckel bis zur Kontolöschung; Belege nach Ziffer 5.4.
• Einzelkauf ohne Konto: siehe Ziffer 5.10.
• Team-Einladungen und Mitgliedschaften: siehe Ziffer 5.8.
• Audit-Protokoll und Prüfregister (Prüfsummen ausgelieferter Dokumente): bis zur Kontolöschung.
• Abonnementdaten: bis zur Kontolöschung.
• Rechnungs- und Buchungsdaten (Belege): nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, längstens bis zu zehn Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB); sie überdauern die Kontolöschung in von der Nutzerkennung getrennter Form.
• Server-Logfiles: siehe Ziffer 4.3 (7 Tage).
• Daten auf dem Gerät: siehe Ziffer 10.2.
• Oeconomia (App und Datenschnittstelle): keine kontobezogene Speicherung der abgefragten Gemeinden oder Memo-Fragestellungen.

Sie können Ihr Konto und Ihre Daten jederzeit selbst löschen (Konto → Daten & Konto). Dabei werden auch die zugehörigen Dateien (Dokumente, Fotos, Vorschaubilder, Sprachaufnahmen, Unterschriftsbilder), API-Schlüssel, Verbrauchseinträge, Nachberechnungszeilen, Kostendeckel, Vorlagen und Sammelaufträge entfernt; Belege bleiben nach Ziffer 5.4 erhalten. Sind Sie Inhaberin / Inhaber eines Teams, endet mit der Kontolöschung das Team; Mitglieder verlieren den Zugang zu den Teamprojekten.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — auch als Selbstbedienung in der Anwendung,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — auch als Selbstbedienung (Export Ihrer Daten im JSON-Format),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Käuferinnen und Käufer eines Dossiers ohne Konto (Ziffer 5.10) richten ihre Anfragen per E-Mail an die in Ziffer 1 genannte Adresse; bitte nennen Sie dabei Gemeinde und Kaufdatum, nicht das Abruf-Token.

Wichtig zu Bereich B: Sind Sie eine betroffene Person, deren Daten eine Nutzerin / ein Nutzer im Rahmen eines Gutachtens, eines Ortstermins oder einer Schnittstellenanfrage in Æstimia verarbeitet (z. B. als Auftraggeber, Eigentümer, Mieter oder Anwesender), richten Sie Ihre Anfragen bitte an die jeweilige Nutzerin / den jeweiligen Nutzer als Verantwortliche(n). An uns gerichtete Anfragen leiten wir in diesen Fällen an die verantwortliche Stelle weiter bzw. unterstützen diese bei der Bearbeitung.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte Daten sind für die Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich (insbesondere die E-Mail-Adresse zur Anmeldung, das Rechnungsprofil für kostenpflichtige Tarife und beim Einzelkauf die Rechnungsangaben nach Ziffer 5.10). Ohne diese Daten können wir die Anwendung bzw. den Tarif nicht bereitstellen. Der bloße Besuch der Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.

15. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten zu schützen, insbesondere: durchgängige Transportverschlüsselung (TLS), Verschlüsselung des optionalen eigenen KI-Schlüssels im ruhenden Zustand, Speicherung von API-Schlüsseln ausschließlich als Hashwert, mandantengetrennte Zugriffskontrolle auf Datenbankebene (Row Level Security) mit rollenbasierten Rechten in Teams, Zugriff auf Dateien nur über kurzlebige signierte Adressen, Prüfsummen (SHA-256) für Fotos und ausgelieferte Dokumente, Abruf gekaufter Dossiers ausschließlich über ein zufälliges, nicht gelistetes Token sowie regelmäßige Sicherungen. Eine ausführliche Darstellung der Maßnahmen ist Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (dort Anlage 2).

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils im Online-Angebot veröffentlichte aktuelle Fassung.

17. Hinweis für Auftraggeber und Dritte der Nutzer (Bereich B)

Werden Ihre Daten von einer Nutzerin / einem Nutzer mithilfe von Æstimia verarbeitet, erhalten Sie die nach Art. 13/14 DSGVO erforderlichen Informationen von dieser/diesem als verantwortlicher Stelle. Für die Information der betroffenen Personen stellt der Betreiber den Nutzerinnen und Nutzern ein Muster-Informationsblatt bereit.

Besonderheiten bei Ortsterminen mit Nota. Nutzt die Gutachterin / der Gutachter Nota beim Ortstermin, können folgende Daten über Sie verarbeitet werden: Ihr Name und Ihre Rolle als anwesende Person; Ihre Stimme, wenn Sie während einer Sprachnotiz sprechen (die Aufnahme wird maschinell in Text umgewandelt); Ihr Abbild oder Ihr Kfz-Kennzeichen auf Fotos; Ihre Angaben zum Objekt („nach Angaben des Eigentümers …“); eine von Ihnen auf dem Gerät geleistete Unterschrift. Die Gutachterin / der Gutachter ist verpflichtet, Sie vor einer Sprachaufnahme hierauf hinzuweisen, und kann Personen und Kennzeichen auf Fotos unkenntlich machen. Fotos werden mit Aufnahmezeitpunkt und -ort gespeichert; dieser Ort bezeichnet das besichtigte Objekt, nicht Ihren Aufenthaltsort. Ihre Rechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch) richten Sie bitte an die Gutachterin / den Gutachter als verantwortliche Stelle.